Agnóstico · gastos OCR

App de despesas e ajudas de custo de comerciais com OCR de recibos

O comercial fotografa o recibo na rota, o OCR extrai o valor, a data, o IVA e o estabelecimento, e a nota de despesa segue aprovada para reembolso. Zero Excel, zero envelopes de recibos ao final do mês.

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Como funciona o OCR de recibos na app da rutize

O comercial tira a foto do recibo ou fatura simplificada a partir do telemóvel (PWA, sem instalar nada) e o OCR lê o valor total, a base, o IVA, a data e o nome do estabelecimento. A app sugere a categoria (combustível, estacionamento, portagem, refeição, hotel, ajudas de custo) e o comercial apenas confirma. Quando o OCR tem dúvidas num campo, assinala-o para revisão em vez de o inventar. O recibo fica guardado como imagem junto ao dado, por isso o comprovativo nunca se perde.

Ajudas de custo, quilometragem e despesas de rota num só fluxo

As ajudas de custo são calculadas por dia e zona segundo as regras que a empresa definir, sem que o comercial tenha de recordar valores. A quilometragem pode ser derivada da própria rota do dia (o check-in geolocalizado já regista por onde passou), evitando mapas de quilómetros inflacionados. Combustível, portagens, estacionamento e refeições entram como despesas com recibo; tudo fica associado à visita e ao cliente certos.

Aprovação e reembolso sem Excel nem envelopes de recibos

O responsável vê cada nota de despesa com o seu valor, categoria e imagem do comprovativo, e aprova ou devolve com um clique a partir do painel. Acabou o ritual de fim de mês a juntar recibos amarrotados e a fechar folhas de cálculo. As despesas aprovadas são exportadas prontas para a contabilidade ou o processamento salarial, com o IVA dedutível separado para que o contabilista não tenha de o reconstruir à mão.

Controlo para o responsável: despesa real por comercial, rota e cliente

Cada euro fica ligado a quem o gastou, em que visita e que cliente, porque a despesa vive dentro do mesmo sistema que as rotas e o check-in. Isto permite ver o custo de servir por conta, detetar desvios nas ajudas de custo e comparar a despesa entre comerciais sem montar um relatório à parte. O assistente de IA por função resume ao responsável as despesas por aprovar e as anomalias da semana.

Uma capacidade transversal: serve qualquer setor com comerciais na rua

O OCR de despesas não é de um setor concreto: usa-o igual uma rede de GPV em grande consumo, uma equipa de delegados farmacêuticos, uma distribuidora industrial ou comerciais de seguros. A rutize é a base reutilizável de field-sales (rotas, check-in, registo de ponto com selo legal por hash, registo de clientes por QR, mapa de canal), e as despesas com OCR são mais uma peça desse mesmo sistema, não uma app solta que depois é preciso integrar.

O que inclui para a tua equipa

  • OCR que extrai valor, data, IVA e estabelecimento do recibo a partir da foto, com campos duvidosos assinalados para revisão em vez de inventados
  • Ajudas de custo por dia e zona segundo as regras da sua empresa, sem que o comercial calcule nada
  • Quilometragem derivável da rota real do dia graças ao check-in geolocalizado (anti-mapa inflacionado)
  • Aprovação ou devolução de notas de despesa com um clique a partir do painel do responsável
  • Exportação pronta para contabilidade e salários, com IVA dedutível discriminado para o contabilista
  • Cada despesa ligada a comercial, visita e cliente, dentro do mesmo sistema que rotas e ponto

Perguntas frequentes

O OCR lê bem recibos de bomba de combustível, estacionamento e restaurante?

Foi pensado para os comprovativos habituais de um comercial em rota: recibos de combustível, estacionamento, portagens, refeições e faturas simplificadas. Extrai valor, data, IVA e estabelecimento, e quando um campo não fica claro assinala-o para que o comercial o reveja em vez de dar um dado errado. Como a rutize está em beta, continuamos a afinar o reconhecimento com casos reais do canal.

Funciona sem cobertura, numa bomba ou numa zona industrial sem rede?

Sim. A app é uma PWA pensada para trabalhar na rua: o comercial pode fotografar o recibo e registar a despesa mesmo sem boa cobertura, e a nota sincroniza assim que recupera ligação. O comprovativo não se perde por estar numa zona sem rede.

Como evita as despesas fantasma ou as ajudas de custo inflacionadas?

Cada despesa fica ligada à visita e ao cliente, e o check-in geolocalizado regista por onde o comercial passou realmente nesse dia. A quilometragem pode ser derivada dessa rota real em vez de um mapa escrito à mão, e o responsável vê a imagem do recibo junto ao valor antes de aprovar. O objetivo é que aprovar deixe de ser um ato de fé.

Quanto custa e há fidelização?

O preço é à medida, conforme o tamanho da equipa e o que precisar de ativar; fazemos-lhe um orçamento sem compromisso e sem fidelização. A rutize está em beta com clientes-piloto no canal de tabacarias de vaping em Espanha e Portugal, por isso entrar agora significa preço e condições de adoção antecipada.

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